Hils på din nye arbeidskollega, roboten!

De digitale robotene er ikke på vei – de er her allerede. Norsk media har de siste årene i økende grad gitt spalteplass til det digitale skiftet, industri 4.0, Norge 6.0 og «den fjerde industrielle revolusjon». Robotic Process Automation (RPA) er en del av dette digitale skiftet, som de neste årene vil påvirke og transformere nesten alle sektorer i nærings- og arbeidsliv, ifølge SINTEF. I følge McKinsey Global Institute vil automatisering av kunnskapsarbeid, som Robotic Process Automation (RPA), kunne ha en årlig økonomisk påvirkning på nærmere 57 billioner NOK ($6,7 billioner USD) innen 2025. I dag er RPA på agendaen hos en rekke norske virksomheter, og interessen har vært sterkt økende de siste årene.

Hva er RPA?

Vel, enkelt definert er RPA bruken av programvare for å utføre forretningsprosesser, som tidligere krevde mennesker for å gjennomføre. RPA en programvare som man installerer på en datamaskin, og hvor man lærer opp en robot til å utføre en gitt prosess. Roboten bruker de eksisterende programvarene (CRM, ERP, brukerstøtte osv.) på samme måte som en person som jobber i disse systemene, og i samme presentasjonslag (GUI). Dette gjør at man kan automatisere på tvers av applikasjoner og systemer.

 

For å forstå hvordan RPA fungerer i praksis, skal jeg forsøke å gi et visuelt bilde. Først, tenk deg følgende: Du sitter og ser på skjermen til en kollega som utfører en forretningsprosess på sin datamaskin. Prosessen er ganske enkel. Han logger inn i et system, henter ut informasjon fra ulike kilder, åpner Excel, legger informasjonen inn i Excel-arket, og lager en rapport av informasjonen. Han lagrer så filen, åpner Outlook, og sender en e-post med rapporten som vedlegg til sin sjef. Dette gjør han hver morgen, hver dag. En enkel og repetitiv prosess. Tenk deg nå følgende scenario: Du ser på samme skjerm igjen, men nå skjer prosessen automatisk, bare mye hurtigere og uten at din kollega er tilstede. Maskinen gjør alt selv, nærmere bestemt, en programvarerobot gjør jobben. I stedet for å bruke tid på å utføre denne kjedelige og repetitive arbeidsoppgaven, er din kollega nå i et fysisk møte med en viktig kunde. Han har fått frigjort tid til mer verdiskapende arbeid. Dette er essensen av hva RPA gjør. I videoen under kan du se en demo av en programvarerobot i bruk.

 
 

Hvor passer RPA inn?

RPA vil være nyttig for de aller fleste virksomheter som bruker IT-systemer. Det meste kan man automatisere og effektivisere med en annen type transformasjon, som tradisjonell IT-transformasjon. Behovet kommer helt an på situasjonen og hvilke prosesser det er snakk om. Som vist i figuren under, kan en prosesstransformasjon ved hjelp av RPA beskrives som hurtig og forutsigbar, og gi lav prosessforstyrrelse sammenlignet med de tradisjonelle transformasjonsmetodikkene. Det å gjennomføre prosessforbedringer er gjerne både tidkrevende og kostbart, og man har ikke alltid muligheter til å gjøre endringene fra bunn av. Da er RPA, som bygger på de eksisterende IT-systemene, billigere og raskere.

 
Inkedslides_ny_LI.jpg
 

Når man ønsker å gjennomføre de mindre automatiseringsprosjektene, er det nemlig ikke alltid slik at antall IT-ressurser og de økonomiske musklene strekker til. De viktigste og mest sentrale forretningsprosessene tar gjerne hele kaken, og etterlater seg smuler til de resterende prosjektene. Dette gjør at det er store automatiseringsmuligheter som aldri ser dagens lys – faktisk over halvparten. Dette mulighetsbildet blir gjerne kalt den lange halen, som vist i figuren under, og er hvor RPA primært utspiller sin rolle i dag.

 
slides3.png
 

Dette var del 1 av bloggserien om RPA. Jeg håper du har fått en god forståelse av hva RPA er og hvordan RPA kan komme til nytte i din virksomhet. I del 2 vil jeg se nærmere på hvordan du kan identifisere de best egnede prosessene for RPA, og hvilke gevinster man kan oppnå ved å implementere RPA i en virksomhet.

Med de mest erfarne ekspertene innen RPA i Norden, er AVO Consulting strategisk rådgiver og implementerer av disruptiv teknologi som muliggjør etablering av «virtuelle arbeidsstyrker» hos virksomheter. Har du spørsmål om RPA, eller nysgjerrig på hvordan RPA kan passe inn i din organisasjon? Ta kontakt med meg, eller en av de andre konsulentene i AVO Consulting. 


Forfatter: Kjell Olav Hauge.

Kjell Olav er konsulent i AVO Consulting, og jobber med forbedringsarbeid innenfor fagområdet Robotic Process Automation. Han har bakgrunn som sivilingeniør innen Industriell Økonomi. 

Kilder:

http://www.mckinsey.com/business-functions/digital-mckinsey/our-insights/disruptive-technologies

https://www.sintef.no/en/publications/publication/?pubid=SINTEF+A27222