Foto headerbilde: Posten Bring AS
Da regnskapsavdelingen i Posten Bring skulle planlegge opplæringen for et nytt team i Helsingborg, var det én utfordring som raskt pekte seg ut: Mengden dokumentasjon. Flere hundre sider med rutinebeskrivelser på engelsk. Og selv om alt var godt dokumentert, var det ikke nødvendigvis lett tilgjengelig.
– Vi hadde en ganske konkret problemstilling: Hvordan gjør vi det enklere for de nyansatte å finne svar – uten å lese hele boka først? forteller Lisbeth fra konsernregnskap i Posten Bring.
Svaret ble en prototype i Microsoft Copilot Studio.
Et lett eksperiment med tungt innhold
Sammen med Avo Consulting og Microsoft satte teamet i gang med å bygge en AI-agent som kunne svare på spørsmål direkte fra dokumentasjonen. I stedet for å lete selv, kunne de ansatte skrive inn spørsmål som "Hvordan bokføres valutajustering?" og få tilbake en lenke – ikke bare til riktig dokument, men til riktig side og avsnitt.
– Det høres enkelt ut, men dokumentene er både lange og til dels tungt strukturerte. Ved søk etter nøkkelord får bruker ofte flere hundre treff, så vi konkluderte raskt med at søket måtte skjønne både konteksten til spørsmål og svar. Mange beskrivelser er gjentatt flere ganger i dokumentasjonen, og noen dokumenter er preget av gamle skjermbilder med svak lesbarhet for språkmodeller, sier Thomas Solem fra Avo.
– Likevel fikk vi satt opp en løsning som fungerer overraskende bra – raskt.
Fra idé til en løsning som virker
Arbeidet startet med en tydelig idé og et konkret mål: gjøre opplæringen enklere. Derfra ble det noen runder med prøving, feiling og justeringer. Avo bidro med utvikling og teknisk rådgivning, blant annet ved å sette opp et Copilot Studio Testing Kit – et rammeverk som automatisk tester svarene agenten gir, og sammenligner dem med en "fasit".
Resultatet var en løsning som søker gjennom over 20 dokumenter, og gir presise svar med ett klikk. For nyansatte så vil de enkelt finne det de leter etter ved et klikk, det sparer og reduserer tid for onboarding av nyansatte.
– Vi har jobbet fokusert, med lite ressurser, og fått til mye fordi vi hadde et tydelig mål og en god samarbeidspartner i Avo og Microsoft, sier Lisbeth.
– Og så må jeg innrømme at det er skikkelig gøy når teknologien faktisk gjør jobben enklere!
En AI-agent med ekte verdi
Testingen ga positive tilbakemeldinger. Teamet i regnskapsavdelingen ble ikke bare fornøyd – de ble inspirert. Flere ønsker nå å utforske hvordan lignende agenter kan støtte mer komplekse operasjoner i fremtiden.
– Dette er et eksempel på hvordan en avgrenset, praktisk utfordring er perfekt å eksperimentere med i Copilot Studio, sier Thomas.
– Og det gir umiddelbar verdi. Det handler ikke om å bygge et AI-slott i skyene, men om å løse noe konkret.
Hva nå?
Løsningen skal snart i produksjon. De siste 25 prosentene finpusses sammen med fagfolkene i Posten. Samtidig sitter det en AI-agent klar til å svare – på tre språk – med lenker og sidetall.
Lisbeth har allerede fått smaken på mer:
– Vi ser at dette kan bli starten på noe. Og vi tror vi bare har sett begynnelsen på hva slike agenter kan hjelpe oss med, sier hun med entusiasme.
Nysgjerrig på Copilot Studio?
Er du Microsoft-kunde, men har ikke startet Copilot-reisen? Din bedrift kan være kvalifisert for gratis støtte. Ta kontakt, så finner vi det ut sammen.
💡 Har du en idé om en AI-agent og vil teste den ut raskt? Vi bygger den sammen med dere.
