I Lørenskog kommune ble svaret en automatisert løsning som gjennomfører store deler av barnehageopptaket etter faste regler, samtidig som saksbehandlerne beholder kontrollen der det kreves faglige vurderinger.
Fra manuell koordinering til forutsigbar prosess
Barnehageopptak er en av de mer krevende administrative prosessene i en kommune. Søknader skal vurderes etter alder, prioriteringsgrupper, loddtrekningsnummer, lovfestet rett, oppstartsdato, søskenprioritet og lokale vedtekter.
I Lørenskog ble dette tidligere håndtert gjennom manuelle Excel-lister, kontroller og løpende dialog med barnehagene. Med over 20 kommunale barnehager involvert i opptaket, var det behov for tett koordinering for å sikre riktige tildelinger.
Dette innebar mye ringing frem og tilbake, manuelle avklaringer og kontinuerlig oppdatering av lister. Når fristene nærmet seg og volumet økte, ble prosessen både tidkrevende, sårbar og personavhengig.
Med den nye løsningen er prosessen langt mer forutsigbar og robust – også når trykket er høyest.
Et samarbeid mellom fag og teknologi
Barnehageopptaket er en prosess som bygger på både regelverk, lokale vedtekter og mange års erfaring hos kommunens fagpersoner.
Derfor ble løsningen utviklet i tett samarbeid med Lørenskog kommune. Kommunens fagmiljø bidro med detaljert prosessforståelse og kvalitetssikring av regelverket, mens vi bidro med metode, prosesskompetanse og automatiseringsteknologi.
Samarbeidet gjorde det mulig å utvikle en løsning som ikke bare følger reglene på papiret, men som også støtter måten opptaket gjennomføres på i praksis.
En robot som følger reglene
Vi utviklet en automatisert løsning i BluePrism (en ledende programvareplattform for RPA). Roboten «Pippi» styrer gjennomføringen av opptaket og er integrert med kommunens fagsystemer.
Løsningen er utviklet i tett dialog med fagmiljøet i kommunen, og gjenspeiler hvordan reglene faktisk praktiseres – ikke bare hvordan de er formulert.
Den:
· Henter inn riktige søknader
· Filtrerer etter alder og rettigheter
· Håndterer prioriterings grupper i riktig rekkefølge
· Dokumenterer vurderingene underveis
Samtidig løftes saker som krever skjønn eller manuell vurdering til saksbehandlerne. Roboten gjør den tunge jobben. Menneskene har fortsatt siste ord.
Fra hovedopptak til suppleringsopptak
Barnehageopptaket gjennomføres i to hovedrunder. I første runde vurderes barna mot første- og andrevalget sitt. Dersom barnet ikke får plass, går søknaden automatisk videre til neste runde.
I andre runde vurderes også tredjevalget. Løsningen finner aktuelle barnehager basert på kapasitet og geografisk nærhet,og tildeler plass der det er mulig. Hvis det ikke finnes ledig kapasitet, flagges saken for manuell oppfølging.
Søskenlogikk uten manuelt hodebry
Søskenprioritet er en av de mest krevende delene av barnehageopptaket. Reglene er tydelige: søsken skal vurderes samlet. Enten får alle plass, eller så får ingen det. Løsningen håndterer dette automatisk ved å se kapasitet og prioriteringer i sammenheng gjennom hele prosessen.
Hvis det bare er ledig plass til ett barn i en søskenflokk, tildeles ikke plassen i denne runden. I stedet tas barna med videre, slik at de kan vurderes samlet senere. Det gir mer konsekvent behandling og reduserer behovet for manuell oppfølging.
Mer tid til det som krever faglig vurdering
For Lørenskog kommune betyr løsningen mindre manuelt arbeid, lavere sårbarhet og bedre kontroll.
Der saksbehandlerne tidligere brukte mye tid på koordinering og kontroll, kan de nå bruke tiden på de sakene som faktisk krever faglig vurdering. Samtidig blir prosessen enklere å følge opp – både underveis og i etterkant.
Intelligent automatisering i praksis
Samarbeidet viser hvordan automatisering kan skape verdi i en kommunal prosess med høyt volum, strenge krav og mange detaljer.
Det handler ikke om å fjerne menneskene fra prosessen. Det handler om å bruke teknologi der den gjør mest nytte, slik at fagfolkene får mer tid til vurderingene som trenger dem.
Nysgjerrig på hvordan automatisering kan forenkle komplekse prosesser i din kommune?
Vi hjelper dere med å finne ut hva som kan automatiseres, hvor gevinsten er størst – og hvordan dere kommer trygt i gang.
Bilde: Fotograf: Maria Therese Torset-Granli / Lørenskog kommune
