Den tidligere manuelle arbeidsflyten, der et MS Forms-skjema med over 130 spørsmål måtte fylles ut, oppdragsavtaler og oppdragsspesifikasjoner manuelt utarbeides, og vedlegg lastes opp, var tidkrevende og ineffektiv.
Vår løsning, basert på Power Automate, har endret spillereglene. Nå genereres dokumentene automatisk, og de lagres sømløst i en SharePoint-mappe. Resultatet? Frigjøring av ressurser, raskere kundebehandling og en smidigere onboarding-prosess. SpareBank 1 Forretningspartner Østlandet kan nå fokusere på det som virkelig betyr noe – å gi kundene den beste opplevelsen.
Bakgrunn
Med cirka 190 ansatte fordelt på ti forskjellige avdelingskontorer over hele Østlandet er Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet en ledende aktør innen regnskapstjenester og kompetanseutvikling. De innehar spesialkompetanse innen økonomisk rådgivning, regnskap, lønn, HR og IT. Selskapet betjener et bredt spekter av kunder, inkludert små og mellomstore bedrifter, selvstendig næringsdrivende og organisasjoner.
Utfordring
Regnskapsbyrået brukte mye tid på manuell onboarding av nye kunder. Den omfattende prosessen involverte utfylling av et MS Forms-skjema med mer enn 100 spørsmål, manuell generering av oppdragsavtaler og oppdragsspesifikasjoner, samt opplasting av dokumenter til PowerOffice WIN. Denne prosessen var ikke bare tidkrevende, men også ineffektiv med tanke på ressursbruk og arbeidsflyt.
Løsning
Da vi mottok utfordringen fra Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet, identifiserte vi sammen et betydelig potensial for automatisering. Ved hjelp av teknologien Power Automate implementerte vi en løsning som genererte oppdragsavtaler og oppdragsspesifikasjoner i MS Word basert på informasjon fra utfylte MS Forms.
Disse dokumentene ble deretter sømløst arkivert i en dedikert SharePoint-mappe sammen med tilhørende vedlegg. Videre tok vi skrittet med å forbedre ansattes arbeidsflyt ved å opprette spesifikke SharePoint-lister for både offboarding-prosesser og oversikt over pågående saker, og avsluttet dermed bruken av Excel for disse formålene.
Resultat
Resultatene av denne løsningen har vært svært positive for Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet. Først og fremst har automatiseringen ført til betydelig tidsbesparelse for de ansatte, som nå kan rette sin oppmerksomhet mot oppgaver som skaper mer verdi for virksomheten. Videre har den strømlinjeformede prosessen økt effektiviteten, noe som ikke bare reduserer risikoen for feil, men også sikrer raskere og mer presis kundebehandling.
Denne forbedringen har igjen bidratt til en bedre kundeopplevelse, der kundene får raskere respons og en smidigere onboarding-prosess. Dette har samlet sett resultert i en mer effektiv og tilfredsstillende arbeidsflyt for hele organisasjonen.
Tusen takk til Sparebank 1 Forretningspartner Østlandet for et veldig godt samarbeid!
