Bakgrunn
Et sted midt i Norge finner vi «Trond», en tilsynelatende vanlig mann som står i utfordringene ved å sørge for tre barn – la oss kalle dem Tora, Tom og Trine – som alle går i barnehage og SFO. Til tross for Tronds gjennomsnittsinntekt, utgjør kostnadene knyttet til barnepass et betydelig innhugg i familiens økonomi. Det Trond ikke vet, er at han faktisk har krav på redusert foreldrebetaling.
Utfordring
Trond representerer tusenvis av familier i lignende situasjoner, hvor retten til redusert foreldrebetaling aldri benyttes. Samtidig står Anna, en dedikert saksbehandler i kommunen, overfor utfordringer med å sikre at familier som Tronds får den støtten de har krav på. Men det er flere årsaker som kompliserer prosessen – for både Trond og Anna:
- Rigid regelverk: Frem til midten av 2022 begrenset regelverket for personopplysninger helautomatiserte løsninger for barn, noe som skapte hindringer for effektiv saksbehandling.
- Sammenfallende saksbehandling: De aller fleste skal få redusert foreldrebetaling fra skolestart. Saksbehandlerne har mer enn nok med å følge opp innsendte søknader til å begynne å lete etter andre familier som har krav på støtte.
- Diffus data: Datagrunnlaget er en labyrint. Familier må årlig søke om støtten selv, og antall barn og familiens inntekt kan endre seg. For saksbehandlere er det ingen enkel måte å finne informasjon over alle familier som har krav på støtten.
Løsning
Høsten 2022 skjer det en positiv vending da forskriften blir justert for å åpne for automatisering av redusert foreldrebetaling. Avo, i samarbeid med kommunen, griper muligheten og implementerer en skreddersydd prosess for Trondheim kommune. Dette hadde ikke vært mulig uten:
- En fremoverlent offentlig sektor: Skatteetaten tilgjengeliggjorde et API for inntektsgrunnlag, som tillot enkel og ryddig innsamling av nødvendig data. Heller ikke uten kommunen som så at det var et stort forbedringspotensial å utnytte.
- Lavkode: Blue Prism, som er et lavkodeverktøy, ble brukt til å automatisere prosessen, og muliggjorde enkel tilpasning under utvikling, testing og vedlikehold.
- Engasjement: Både kommunen og teamet fra Avo viste stå-på-vilje og tilpasningsevne for å realisere prosjektet.
Resultat
Resultatet og løsningen førte til en mer proaktiv identifisering av familier som har krav på støtte. Over 2000 familier, lignende Tronds, ble proaktivt søkt opp og vurdert for innvilgelse av søknader. Dette førte videre til at saksbehandlerne kunne frigjøre verdifull tid til å håndtere mer komplekse saker, og gi tettere oppfølging i de tilfellene hvor det var behov for det. Løsningen har blitt presentert for flere kommuner, som nå er motiverte og interesserte i å implementere tilsvarende automatisering for sine innbyggere.
Kombinasjonen av en fremoverlent offentlig sektor, lavkodeverktøy og dedikert engasjement har gjort det mulig for Avo og kommunene å gjøre hverdagen enklere for mottakere av stønaden, og saksbehandlerne som innvilger det.
