Bakgrunn: Global leder innen offshore og ingeniørløsninger
Odfjell Technology er et globalt børsnotert selskap med over 2000 ansatte med tilstedeværelse i mer enn 20 land. Selskapet tilbyr integrerte tjenester innen offshoreoperasjoner, brønnserviceteknologi og ingeniørløsninger. Organisasjonen er strukturert i tre forretningsområder: Operations, Well Services og Projects & Engineering.
Projects & Engineering (P&E) har ansvar for gjennomføring av prosjekter i henhold til Odfjell Technologys egenutviklede Project Execution Model (OPEM), som er basert på den velkjente Prince II-metodikken. OPEM dekker hele prosjektets livssyklus, fra tilbudsfase og design til gjennomføring og leveranse, og ble i 2022 revidert og forenklet etter flere grundige revisjoner.
Siden mars 2023 har Avo jobbet tett med Odfjell Technology for å kartlegge og adressere flere forbedringsområder innen Projects & Engineering. Her startet vi med å forstå og “diagnostisere” nåsituasjonen, før vi utforsket mulige løsninger og definerte forslag til forbedring, og til slutt implementerte de. Dette prosjektet er et resultat av å ha fulgt hele prosessen og omhandler et av de meste sentrale initiativene i dette prosjektet, nemlig å digitalisere prosjektgjennomføringen.
Utfordring: Manglende standardisering og systemstøtte
Selv om OPEM ble ansett som et robust rammeverk viste det seg å være krevende å anvende det på en effektiv måte i en travel prosjekthverdag. Det fantes et forbedringspotensial knyttet til standardisering av prosjektstyringen – rutiner og prosedyrer var ikke fullt ut integrert i gjennomføringen, og det var ulik praksis for hvordan prosjekter ble brutt ned og estimert. I tillegg var mange dokumentmaler og sjekklister preget av mye manuelt arbeid, noe som gjorde det tidkrevende å sikre god rapportering og etterlevelse. Med dette som bakteppe ble forbedring av systemstøtte identifisert som et viktig tiltak for å hjelpe prosjektdeltakere å følge rammeverket.
Neste steg var å gå ut i markedet for å undersøke hvilke eksisterende produkter som kunne tilfredsstille behovene til P&E. Imidlertid viste evalueringene av ferdige produkter at det ikke var noen i markedet som kunne dekke behovene P&E hadde godt nok uten betydelige tilpasninger. Det ble derfor tydelig at de trengte en skreddersydd lavkodeapplikasjon som kunne optimalisere deres operasjonelle prosesser og sikre bedre tilpasning til deres arbeidsmetodikk. P&E har behov som endrer seg over tid og ønsket å være uavhengig av en leverandør for å tilpasse produktet. Med lavkodeplattformen kan de enkelt justere og tilpasse løsningen selv – dette gir de både fleksibiliteten og muligheten til å respondere raskt på nye behov og krav i organisasjonen,
Løsning: Skreddersydd lavkodeapplikasjon
Et viktig prinsipp når man skulle starte reisen med å lage noe skreddersydd var at systemet skulle kunne integreres med resten av Microsoft-stacken. Valget falt derfor naturlig på å utvikle løsningen i Microsoft Power Platform. For å lykkes med å lage egne skreddersydde løsninger besluttet vi å organisere oss som et produktteam, noe Avo har god erfaring med fra flere andre prosjekter. Kunden tok prosjekteierrollen, mens Avo bidro med utviklerkapasitet, fasilitering og støtte på å omgjøre brukerbehov til tekniske leveranser/oppgaver.
Vi definerte tidlig i prosjektet at verktøyet vi skulle lage skulle være bygget på fire sentrale prinsipper:
- The Hub: Et samlet sted for samarbeid og verktøy for prosjektadministrasjon.
- The Guide: Integrert beste praksis fra OPEM for veiledning gjennom prosjektet.
- The Assistant: Automatiserte prosesser som frigjør tid fra rutineoppgaver.
- The Library: Strukturerte data som støtter datadrevne beslutninger.
Løsningen ble OPEM Process Suppport tool (OPEM PST) - et prosjektstyringssystem som inkluderer en rekke funksjoner som gjør prosjektstyringen mer effektiv. Den tilbyr dashboards og visualiseringer som gir oversikt i sanntid. I tillegg kan brukerne enkelt opprette prosjekter, legge inn viktige nøkkeldata om prosjektet for videre bruk i organisasjonen, samt be om prosjektnummer. Prosjektoppdeling og estimering er dessuten integrert i løsningen, slik at man kan bryte ned og planlegge prosjektene på en strukturert måte. Fasesjekklister kan fylles ut og fullføres, noe som sikrer at alle nødvendige oppgaver er utført i hver prosjektfase.
Resultat: Økt effektivitet og struktur i prosjektleveranser
Løsningen har nå vært i bruk i over 1 år, og vi ser god effekt av løsningen. Den har ført til økt etterlevelse av beste praksis i prosjekter, spesielt knyttet opp mot kravene som ligger i de ulike prosjektfasene. I tillegg har man fått en mer helhetlig struktur på prosjektnedbrytning og estimering, samt en mer sømløs overføring til de andre systemene internt i P&E. Tidligere var dette en langt mer tungvint prosess som krevde mange manuelle steg, og informasjon ble ofte sendt frem og tilbake på grunn av manglende data.
PST forenkler håndteringen av maler og sjekklister. Maler velges nå automatisk basert på prosjekttype og -størrelse, i stedet for manuell opplasting. Administrator styrer hvilke maler som brukes, og sjekklister fylles ut direkte i PST, noe som sparer tid og gir god oversikt.
Ingvild Aarstein, Disiplinleder DCC/LCI
En del av løsningen er også muligheten for å duplisere gamle prosjekter. I flere tilfeller har man sammenlignbare prosjekter, og det er stor verdi kunne kopiere strukturen for å spare tid. Effekten av dette vil bare bli større og større jo flere prosjekter man får inn i løsningen. Det samme gjelder estimeringen av små og mellomstore prosjekter. Med mer data vil man mye mer effektivt og presist kunne estimere kostnaden ved et nytt prosjekt.
En vesentlig del av løsningen er også dashboards, verdien av dette vil bare bli større og større jo mer data man får inn i løsningen og kan benytte det til å styre og følge opp på en mer effektiv måte.
Odfjell Technology har vist et imponerende engasjement for å forbedre sine prosjektprosesser ved å satse på innovative løsninger. Deres vilje til å tilpasse seg nye teknologier og kontinuerlig optimalisere arbeidsmetodene har uten tvil styrket deres posisjon som en fremtidsrettet aktør i bransjen. Vi gleder oss til å følge utviklingen videre!
