Mange virksomheter har gode systemer for tingene de gjør ofte. Enten det er byggesaker, tilsyn, lønnsutbetaling eller budsjettering, så er kjerneprosessene dekket. Men utenfor disse store løpene lever en underverden av oppgaver som håndteres i e-post, Excel, Teams eller delvis på tvers av ulike systemer. De er for sjeldne, for uforutsigbare, eller rett og slett for menneskelige, til at de passer inn i store dedikerte fagsystemer. Men det betyr ikke at det ikke finnes rom for forbedring, spesielt for de prosessene som kan struktureres. Det er nettopp her gråsonen oppstår.
Det ingen eier, faller mellom stolene
Prosessene i gråsonen er ikke uviktige. De skjer ofte nok til å skape frustrasjon, men sjelden nok til å ikke bli prioritert. De har kanskje støtte i eksisterende systemer, men brukes ikke fordi det oppleves som tungvint. I noen tilfeller er ansvaret spredd over flere løsninger som ikke snakker sammen, og resultatet blir lav etterlevelse, ustrukturert dokumentasjon og mye manuell oppfølging.
Det som gjør prosessene i gråsonen vanskelig å håndtere er at dette ikke er én stor utfordring, men hundre små. Litt som en hage hvor stien mellom blomsterbedene er overgrodd. Alle vet hvor de skal, men alle tar hver sin vei.
Verktøy brukt utenfor sitt formål gjør vondt verre
Mange virksomheter forsøker å dekke behovene i gråsonen med systemene de allerede har – ofte løsninger som fremstår som «universelle». Men finnes det egentlig ett saksbehandlingssystem som passer til alt? Vi mener svaret er nei.
Tradisjonelle sak- og arkivsystemer er for eksempel primært bygget for å sikre etterlevelse av arkivloven – ikke for å støtte smidige og tilpassede arbeidsprosesser. De fungerer ofte godt innenfor definerte kjerneprosesser, der det finnes tydelige krav og rutiner – som byggesak og plansak. Men for prosesser som faller utenfor disse standardløpene, kommer de fort til kort.
Det samme gjelder mer generelle saksbehandlingssystemer som har sitt utspring i spesifikke fagområder, som CRM eller IT-support. Selv om de kan være fleksible, er de fortsatt formet av sitt opprinnelige formål – noe som gjør dem lite egnet når prosessene er mer varierte, tverrfaglige eller komplekse. For å sette det litt på spissen: det kan være som å bruke en hammer for å skru inn en skrue.
Lavkode gir fleksibilitet uten å miste struktur
Det er her lavkode kommer inn. For lavkode handler ikke om å finne et nytt universalsystem. Det handler om å bygge løsninger som passer prosessen, ikke omvendt. Med plattformer som Power Platform eller Appfarm kan man raskt lage enkle, intuitive verktøy med brukerne tett på utviklingen. Og kanskje viktigst: Man kan justere underveis, uten å starte på nytt.
I stedet for å ha ti ulike småverktøy, kan man etablere én fleksibel grunnstruktur som tilpasses ulike varianter. Det blir som et fleksibelt rammeverk hvor ulike prosesser kan leve side om side, med tydelig eierskap, felles oversikt og bedre flyt. Ved å bygge inn dokumentfangst og mulighet for integrasjon med arkivsystemer allerede fra start, kan man samtidig sikre etterlevelse og sporbarhet, uten å ofre smidighet.
Når strukturen er på plass, åpnes nye muligheter
Ved å gi den beryktede gråsonen systemstøtte får man bedre saksflyt, tydeligere ansvar, mer innsikt og ikke minst muligheten til å bruke kunstig intelligens på en meningsfull måte. For AI trenger ikke bare data. Den trenger mønstre, kontekst og sammenheng, og det får man først når prosessen er strukturert. Da åpnes det helt nye muligheter.
Det handler ikke om teknologi, men om å gjøre arbeidshverdagen litt bedre
Mange kjenner på gråsonen, men få vet hvor de skal begynne. Vår erfaring er at de største gevinstene ofte finnes nettopp der: i det som er usynlig for systemene, men klinkende åpenbart for folkene.
Avo hjelper deg med å kartlegge, forstå og prioritere. Vi kombinerer lavkode, innsikt og samarbeid med deg for å lage løsninger som faktisk passer, og som ikke blir liggende i skuffen.
Vil du finne ut hva det kan bety for din organisasjon? Vi tar gjerne en prat, enten over en kaffe eller på arrangementet vårt 27. mai.
